1，下载出口退税软件（目前版本为“外贸企业出口退税申报系统11.0版”）进入系统，
用户名：sa，密码：无
提示“当前所属期”：即填写当月申报期（如这个月是2012年10月，那么就是201210），进去系统总界面。
2，下载版本的出口退税代码库（20120201A）
A.点击“系统维护”——“代码维护”——“海关商品码”进去界面，选择“代码读入”；
B.点击“系统维护”——“代码维护”——“标准海关商品码”进去界面，选择“代码读入”；
C.点击“系统维护”——“代码维护”——“海关商品码”进去界面，选择“自用商品”
3，更新配置
A.更新系统配置，点击“系统维护”——“系统配置”——“系统配置设置及修改”进去界面，准确无误填好公司名称，企业海关代码，开户行名称，开户账号等等；
B.更新系统配置，点击“系统维护”——“系统配置”——“系统参数设置及修改”进去界面，在“功能配置I”勾选“将出口报关单中非FOB价折算为FOB价，在”业务方式“中将采用规则进行申报的日期填写2011.09.01，然后确定。
4，出口退税数据输入，点击主界面“向导”——“退税申报向导”根据向导提示一步一步往下操作
步，外部数据采集（省略）
第二步，退税申报数据录入：
根据出口报关单输入“出口明细申报数据录入”相关信息后，点击“审核认可”可检查数据输入是否正确（下同）；（填写细则可参照“数据项目说明”）
根据进项增值税录入“进货明细申报数据录入”相关信息，点击“审核认可”检查；
“出口/进货明细申报数据录入”（省略，填写细则可参照“数据项目说明”）。
第三部，退税申报数据检查：
1），进货出口数量检查，即检查第二步数据录入的对应关系是否保持一致，如果录入错误，则会出现错误提示W，E表示数据输入无误。
2）换汇成本检查，确保换汇成本在5-8区间
第四部，生成预申报软盘：
“生成预申报数据”，点击“退税申报”，关联号<=9999999999，“确定”后“保存到文件”相关路径下，文件名命名 如申报期2012年9月批，则0120901YS。
申报24小时后，可查看下载预审信息。
第五步，预审信息处理：
将第四部下载的预审信息，读入到退税软件。若正确无误，可进行下一步操纵；若提示有误则需要改正第二部录入的信息后，重新生成预申报数据，再次发送申报信息，直至预审信息提示无误。
第六步，确定正式申报数据：
“确定正式申报数据”，“确定”后，“保存到文件”相关目录下，此步骤可查看核对进出口录入的相关信息，核对无误后，在“出口明细申报数据查询”中打印“外贸企业出口退税出口明细申报表”，在“进货明细申报数据查询”中打印“外贸企业出口退税进货明细申报表”（纸张选A3，一式二份，原件交税务，复印件自己留存）
第七部，生成正式申报软盘：
“退税汇总申报表录入”，进入界面点击“增加”，输入申报年月后，系统会自动弹出相关申报数据，核对无误后，点击“保存”，保存后点击“打印报表”——“申报表打印”调整格式“预览”无误后，可打印。（纸张选A3，一式二份，原件交税务，复印件自己留存）
“生成退税申报数据”，保存到指定路径下，文件命名：如申报期2012年9月批，则0120901ZS。
文件生成后 将生成的正式申报数据导入，插入U棒后点击“正式申报”，24小时后查看反馈信息。
（注：这一步要慎重，正式申报不同于预申报，预申报发现错误后，可进行修改后重新申报，但正式申报只有一次，信息若有错误，则会直接影响到退税。正式申报一定要在当月申报期内申报，否则无效，预申报随时可以操作）
第八步，已申报数据确认
数据备份留存，已申报出口明细数据查询→打印→报表设置→选择字段→导出数据，打印相关申报数据，自行留存。
后记得备份，退回到主界面，选择系统维护——系统数据备份——系统完整备份
5，正式申报后，反馈信息出现“待预约”后，则需要带上如下资料到税务退税大厅打印申报回执：
A.外贸企业出口退税汇总申报表原件加盖公章
B.外贸企业出口退税进货明细申报表原件加盖公章
C.外贸企业出口退税出口明细申报表原件加盖公章
D.申请退税单位的公章
E. 税务机关要求的其他资料
申报回执打印出来后，连同A、B、C材料一同装